Prova a immaginare: l’ufficio del dipartimento finanziario dell’azienda somiglia a un campo di battaglia. Pile di documenti cartacei cadono a terra, i manager cliccano sulle celle dei fogli di calcolo, le messaggerie si riempiono di notifiche e il manager cerca disperatamente di trovare una spiegazione per i 1.750 eur di spese in eccesso del mese scorso. Pausa. Come siamo finiti in questa situazione? È semplice: questo è l’ufficio di un’azienda che ancora non usa le carte spese aziendali. Cerchiamo di capire cosa ha portato a tali problemi finanziari e come liberarsene.
Le radici del caos nella gestione delle spese
Ovviamente, un caos del genere non si verifica da un giorno all’altro. È preceduto da mesi o addirittura anni di utilizzo di sistemi tradizionali di contabilità, analisi e controllo delle spese. I dipendenti prendono il denaro di cui hanno bisogno dalle cassette delle piccole spese o fanno acquisti a proprie spese e aspettano pazientemente il rimborso. Se hanno bisogno di importi maggiori, scrivono richieste ai propri manager, che possono richiedere diversi giorni o settimane per la loro eleborazione.
In questa situazione non ci sono vincitori: i documenti si accumulano, i pagamenti vengono ritardati e il lavoro dell’azienda subisce un inevitabile rallentamento. Ora, immagina che l’azienda cresca, apra nuove unità strutturali, assuma liberi professionisti e si avvalga del lavoro a distanza. Abbiamo già visto il risultato: una situazione critica che minaccia di creare una vera e propria esplosione burocratica.
Le schede di spesa come eroi non celebrati della finanza
È possibile dire “basta” e porre fine a questa confusione? Sì! Le carte spese offrono ai dipendenti un nuovo livello di libertà negli acquisti e aumentano l’efficienza dei flussi di lavoro in azienda. Inoltre, semplificano notevolmente il lavoro dei dipartimenti finanziari trasferendo i dati a piattaforme basate su cloud quali Wallester Business, che dispongono di strumenti avanzati di controllo e analisi delle spese.
Sì, non è possibile liberarsi del caos con un unico sforzo volontario. Tuttavia, non appena la nuova tecnologia sarà integrata, la sua scala comincerà a ridursi, prima fino al disordine controllato familiare alle grandi aziende e poi fino all’ordine completo.
Che aspetto avrà lo stesso ufficio un mese dopo aver reso attive e collegato le carte spese aziendali? Le scrivanie saranno assolutamente pulite e sgombre da carteggi vari, perché tutti i documenti sono stati elaborati elettronicamente. I dipendenti hanno infatti potuto digitalizzare le ricevute grazie all’utilizzo di applicazioni mobili. I manager possono esaminare da vicino tutti i report dettagliati e valutare la situazione del momento con un colpo d’occhio per individuare le spese non autorizzate ed evidenziare le categorie di acquisto prioritarie. Il manager lavora con un cruscotto interattivo e crea presentazioni per la C-Suite in pochi minuti.
La magia delle carte spesa
Come funziona? Come ha fatto il nostro ufficio immaginario a superare il caos e a mettere ordine con l’aiuto di semplici strumenti di pagamento? Analizziamo i dettagli:
- L’utilizzo di soluzioni complesse, come la piattaforma Wallester, consente di abbandonare la contabilità cartacea. Tutte le transazioni vengono registrate online nel servizio cloud e non richiedono la duplicazione di giornali, libri e registri.
- La digitalizzazione apre opportunità di automazione. Invece di selezionare manualmente la categoria di spesa desiderata, il manager può semplicemente cliccare per confermare l’elaborazione del controllo. Il sistema troverà la sezione necessaria in base al codice della transazione e ai dettagli della controparte.
- L’uso delle carte di spesa elimina la necessità di pagare in contanti. Ogni strumento di pagamento è collegato a un conto aziendale comune. Tutto è sotto controllo e nessuna transazione passa dal reparto contabile e finanziario.
- Le soluzioni moderne consentono di utilizzare strumenti di controllo preventivo: invece di affrontare le conseguenze, è possibile anticiparle e bloccare una transazione sospetta. Ad esempio, la piattaforma Wallester Business consente di impostare limiti sull’importo e sulla direzione di spesa per ciascuna singola carta.
- Le piattaforme cloud elaborano le informazioni in tempo reale. In questo modo si ottengono due vantaggi contemporaneamente. In primo luogo, il manager vede l’effetto delle sue decisioni di gestione dopo pochi secondi dalla transazione. In secondo luogo, le transazioni particolarmente importanti e critiche possono essere approvate online, cliccando un pulsante nell’interfaccia web o toccando un’applicazione mobile.
- Con la crescita dell’azienda, il sistema di contabilità e controllo si adegua automaticamente. Sì, potrebbe essere necessario passare a un altro piano tariffario, ma è possibile farlo anche online, senza dover presentare domande cartacee e altre formalità burocratiche. Quando si tratta di soluzioni di alto livello quali Wallester, la piattaforma può espandersi a livello internazionale, consentendo di scegliere altre valute per i pagamenti.
Riprendi il controllo delle tue spese con le carte aziendali
La maggior parte delle persone immagina che le aziende moderne siano altamente dinamiche e adattabili a qualsiasi fluttuazione del mercato. Ma la dura verità è che molte aziende rimangono legate alla tradizione, anche per quanto riguarda la contabilità, la gestione delle spese e l’analisi. Tutto ciò rallenta le operazioni e provoca un’insoddisfazione diffusa a tutti i livelli, dai cassieri ai responsabili delle vendite fino agli amministratori delegati.
La gestione delle spese non deve però essere obsoleta e caotica. Con le carte per le spese aziendali, puoi lasciarti alle spalle lo stress di ricevute perse, rimborsi infiniti e misteri del budget. Che si tratti di una startup o di una grande azienda, piattaforme come Wallester Business forniscono gli strumenti necessari per semplificare le finanze e riprendere il controllo.
Allora, cosa ti blocca? Forse è arrivato il momento di dire addio al caos e di dare il benvenuto a spese più semplici e intelligenti? Il tuo team e la tua sanità mentale lo apprezzeranno.
