Il distanziamento sociale sta dimostrando più che mai che le persone sono fatte per stare insieme. Certo, il contesto attuale avrà probabilmente un impatto a lungo termine sul desiderio delle persone di partecipare personalmente a conferenze o eventi. Però la situazione ha anche creato un laboratorio senza precedenti imparare nuovi modi di fare aggregazione.
Dopo le prime settimane di confusione, durante le quali molti eventi sono stati semplicemente rimandati, la presa di coscienza ha fatto si che molti eventi siano stati annullati o spostati in versione digitale. Questo cambiamento di approccio ha portato tutti a riconsiderare il modo in cui si raggiunge il pubblico su larga scala e le esperienze che si forniscono loro attraverso eventi virtuali. Ecco cosa viene in mente da questi mesi di esperimenti:
1 Più cinema che teatro
Online o di persona, le persone si presentano agli eventi per imparare, fare rete e scoprire. Questo non cambierà. Ma per soddisfare il più possibile queste esigenze su una piattaforma digitale servono alcuni cambiamenti strategici chiave. A partire dalla produzione. Mentre gli eventi di persona sono di natura più teatrale e "a braccio", gli eventi virtuali richiedono un approccio cinematografico. Una conferenza in loco non si traduce in una chat room.
Quando si producono eventi virtuali, sarebbe bene pensare ad "episodi". Il pubblico non è affascinato da un flusso di un'ora di una singola telecamera puntata su una persona su un palco. Invece, pianificate quell'ora in segmenti. Usa più fotocamere e cornici per cambiare angolazione. Si può creare un'esperienza dinamica per dare ritmo e focalizzare l'attenzione, anche se i vari ospiti sono seduti a un metro di distanza (o nelle loro case).
2 Adattarsi al formato
Proprio come va adattata la strategia di produzione, i presentatori dovrebbero adattare il loro stile alla telecamera, e non più all'idea di un palco. Questo richiede pratica. Molti presentatori esperti sono teatrali, allenati a proiettare e riempire la stanza con la loro presenza. Ora, lo schermo da riempire è quello di un monitor. Non c'è (e non deve esserci) un PowerPoint proiettato come sfondo. Manca la folla, quindi si deve imparare ad avere una conversazione coinvolgente con il pubblico direttamente tramite la telecamera: una lezione che anche i presentatori dei TG stanno imparando in prima persona proprio ora .
3 Trasformare un evento unidirezionale in una conversazione
Esistono diversi modi per consentire ai partecipanti all'evento di interagire con i relatori e il pubblico durante una conferenza virtuale. Ancora una volta, i migliori risultati vengono dalla pianificazione in anticipo. Ad esempio, connettersi tramite le proprie community social in cui gli spettatori sono già coinvolti può aiutare a costruire una conversazione che porta all'evento e far sì che le persone partecipino di più, o facciano domande. Consentire ai partecipanti di interagire tra loro e porre domande in anticipo può anche aiutare i presentatori a prepararsi ad affrontare quello che è importante per il loro pubblico.
In ogni caso, i moderatori svolgono un ruolo importante nella costruzione della conversazione. Più che semplici monitor di chat room virtuali, dovrebbero collaborare con i presentatori per coinvolgere il pubblico dal vivo. Invece di una presentazione di 45 minuti seguita da 15 minuti di domande e risposte, ad esempio, incoraggiare la partecipazione in tempo reale. Usate un moderatore per favorire la conversazione e costruire un'esperienza dinamica.
4 Avere in mente un pubblico globale
Gli eventi virtuali abbattono le barriere geografiche alla partecipazione. Si può anche realizzare (o estendere) un evento a fusi orari diversi in modo che i partecipanti possano sperimentarlo dal vivo ovunque si trovino. Si possono sfruttare piattaforme per conferenze digitali come Microsoft Teams che abilitano i sottotitoli e la traduzione per le osservazioni dei relatori, in modo che i membri del pubblico possano visualizzare i sottotitoli nella loro lingua locale.
Serve anche rendere visibili le sessioni e le conversazioni dopo l'evento, specie se si tratta di eventi di formazione interna. Pubblicare le registrazioni degli eventi su piattaforme come Yammer o Facebook Workplace permette alle persone di riguardarle quando è più comodo per loro.
5 Prestare attenzione al percorso del pubblico
Gli eventi sono momenti importanti e intensi della relazione con il pubblico, o con i propri clienti. Esiste una chiara road map per coinvolgere i partecipanti agli eventi fisici: dalle comunicazioni pre-evento all'impegno in loco, passando per gli approfondimenti a fine evento. Anche gli eventi digitali richiedono diversi metodi di coinvolgimento prima, durante e dopo.
Ad esempio, il mezzo virtuale è fantastico per l'apprendimento autonomo. Un buon mezzo per coinvolgere i partecipanti potrebbero essere quello di incoraggiarli a completare dei "compiti a casa" prima dell'inizio dell'evento. Un'opportunità di ulteriore apprendimento online o una possibilità di conseguire una certificazione in seguito.
6 Entrare in un'ottica di crescita
Sebbene la strada da percorrere sia incerta, è improbabile che la richiesta di grandi conferenze dal vivo torni presto ai volumi precedenti. Gli organizzatori di eventi, i produttori e i professionisti del marketing dovranno trovare nuovi modi per coinvolgere il pubblico. Dalla pianificazione alla produzione fino all'evento vero e proprio, vanno valorizzati gli aspetti positivi degli eventi virtuali, e massimizzata ogni piattaforma a vantaggio dei clienti. Anche alla luce delle sfide che molti si trovano ad affrontare, questo momento di cambiamenti significativi può aiutare a chiarire perché si chiedendo ad un pubblico di trascorrere il suo tempo con noi.
