"Ehi, possiamo avere riunioni più brevi e più coinvolgenti?"
È la domanda che il CEO del software Jim Szafranski riceve da praticamente tutti i suoi clienti, che vanno dalle start-up alle aziende Fortune 100. Perchè il punto è questo: i clienti sono sempre più alla ricerca di una guida esperta su come ridurre i tempi delle riunioni dal vivo a 15 minuti o meno.
I clienti vogliono tre sole cose, in questo momento: aumentare i contatti tra il personale e migliorare la produttività in quelle riunioni. E vogliono ridurre i problemi di burnout causati dalla Zoom fatigue.
I clienti di Prezi non sono soli: circa la metà dei dirigenti intervistati dal consulente Korn Ferry già nel 2019 affermava che passare troppo tempo alle riunioni li distraeva dal lavoro. Poi è arrivato anche il Covid. E ora che si fa?
Riunioni di 15 minuti bastano e avanzano
Szafranski suggerisce di organizzare in anticipo pezzi della riunione in un momento conveniente per ogni partecipante, per rendere poi la parte "live" della riunione più efficiente. Per fare questo, basta registrare un breve video per chiarire l'argomento e le decisioni che andranno prese durante la sessione. "Questo attira l'attenzione degli ospiti".
L'invio di informazioni anticipate tramite video o la collaborazione con sistemi online tipo Google Docs è efficace per la comunicazione "asimmetrica e luminosa" di cui vi ho parlato qui. Funziona proprio quando il personale ha fusi orari diversi, o semplicemente vuole strutturare in modo diverso la giornata lavorativa.
Un altro sistema è quello di creare "spazi mentali" senza riunioni. Spazi che ovviamente diventano anche tempi: proprio l'azienda di Szafranski ha stabilito che il mercoledì non ci saranno riunioni, per consentire ai suoi 300 dipendenti (in 13 paesi) di rifiatare. L'idea è quella di "spingere forte" per un paio di giorni (lunedì e martedì), poi ricostruire la propria energia mentale e raccogliere i pensieri infrasettimanali in questa pausa, poi discutere "live" di questi argomenti.
In quanto tempo?
Poco. Poco tempo. I 15 minuti di cui sopra sono una indicazione seria. Uno studio Microsoft sulle onde cerebrali ha mostrato che le riunioni di oltre 30 minuti consecutivi hanno aumentato lo stress nei partecipanti e la società ha ridotto la durata predefinita delle riunioni di Outlook nel 2021.
Funziona anche per chi è già abituato
La società di software Zapier lavora da remoto fin dalla sua fondazione nel 2011. Ora ha una forza lavoro di circa 500 persone in 38 paesi. I singoli team tenevano brevi riunioni quotidiane su Zoom chiamate "standups", in cui ogni persona aggiornava i colleghi su quanto fatto nell'ultimo giorno, sul da farsi per il giorno successivo e su eventuali problemi.
Nel 2020, però, con un post sul suo blog, Zapier ha spiegato come i suoi standup erano finiti fuori controllo, spesso contemplando argomenti rilevanti solo per pochi membri e inutili a tutti gli altri.
Per questo l'azienda ha eliminato questo tipo di riunione, e lo ha sostituito con... del testo. Comunicazioni testuali gestite da un bot che utilizza il software Geekbot nell'app di messaggistica Slack. Il bot chiede ai membri del team di riferire sul loro lavoro e su eventuali problemi, impiegando circa un minuto per farlo.
Contro uno tsunami di notifiche servono organizzazione... ed emoji
La domanda vi sarà sorta. Affidarsi alle app di messaggistica significa affrontare infinite notifiche? Non è detto. Per evitarlo, conviene organizzare i canali Slack per argomento e incoraggiare le persone a utilizzare gli emoji per reazioni rapide. Se il thread diventa troppo lungo e difficile da leggere (se e solo se) allora si pianificano le riunioni.
Anche per le riunioni ricorrenti, comunque, l'automazione può essere utile. Zapier la usa per creare la scaletta dei temi, inviarli ai partecipanti in anticipo per le revisioni e poi inviare gli inviti alla riunione. Un altro modo per concentrarsi solo sulla conversazione e sulle idee nei famosi 15 minuti in cui ci si confronterà.
Quando tutto manca, anche le riunioni di persona possono migliorare
Robert Chmielewski, CEO del sito web di start-up immobiliare ShareSpace, preferisce le riunioni di persona alle note scritte. Una questione di qualità, prima che di efficacia: le persone, dice, esprimono meglio idee e talenti quando sono faccia a faccia. Bene. Si torna di nuovo al problema delle infinite riunioni, allora? Niente affatto.
Il team di Chmielewski utilizza un processo in tre fasi per assicurarsi che le riunioni siano brevi ed efficienti. Prima fase, gli organizzatori definiscono uno scopo chiaro. Seconda fase, stabiliscono un ordine del giorno e formattano i temi non per argomenti, ma con domande, che sono più precise e puntano a una risposta. Terza fase, ovviamente, riunioni contingentate. Ma occhio, aggiunge Chmielewski: i 15 minuti sono solo un risultato, non l'obiettivo generale.
